Elektronische Eingangsrechnung

Die elektronische Eingangsrechnung gehört zum gängigen Büroalltag. Im Vergleich zur papierbasierten Rechnung ist die elektronische Rechnung kostengünstiger und platzsparender.

Zudem bietet die elektronische Eingangsrechnung enorme Effizienzvorteile, um einzelne Dokumente schnell abzurufen und zu bearbeiten. Andernfalls würden lange Suchzeiten und Postwege die Unternehmensprozesse lähmen und Mehrkosten verursachen.

Die elektronische Rechnung kann wie folgt übermittelt werden:

  • E-Mail
  • PDF-Datei im Anhang
  • Web-Download
  • Telefax
  • Fax-Server
  • Datenträgeraustausch (EDI)

Sobald der Rechnungsempfänger zustimmt, kann der Unternehmer eine digitale Rechnung übermitteln. Eine Signatur ist für die elektronische Eingangsrechnung nicht mehr erforderlich, kann jedoch nach Bedarf erstellt werden. Wenn die elektronische Rechnungsstellung ohne Signatur erfolgt, ist die Echtheit und die Herkunft der Rechnung sicherzustellen. Auch die Unversehrtheit und die Lesbarkeit der Rechnung sollte gewährleistet sein. Bei einem innerbetrieblichen Kontrollverfahren wird die elektronische Eingangsrechnung hinsichtlich dieser Kriterien geprüft. Im modernen Büroalltag werden diese Prüfverfahren und weitere Bearbeitungen wie die Archivierung elektronischer Rechnungen weitgehend automatisiert.

Behrens & Schuleit aus Düsseldorf bieten moderne IT-Lösungen rund um den Rechnungsprozess. Mit einem Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS-System, lassen sich viele Prozesse für die elektronische Eingangsrechnung automatisieren. Damit werden Arbeitsprozesse beschleunigt und Kosten reduziert. Informieren Sie sich auf der Webseite über die passenden IT-Lösungen und lassen Sie sich von Behrens & Schuleit fachkundig beraten.

Unternehmensprozesse durch die elektronische Eingangsrechnung optimieren

Viele Unternehmen haben für Ihren Rechnungseingang noch keine automatisierte Bearbeitung. Dabei haben sich die modernen IT-Lösungen längst etabliert und die Umstellung auf die elektronische Rechnungsbearbeitung führt zu schnellen Arbeitsprozessen und spart Kosten für Papier und Archivierung. Dies zeigt sich bereits in der Verwaltung. So wird die elektronische Eingangsrechnung eingescannt, indexiert und automatisch archiviert. Danach erfolgt die Weiterleitung der Rechnung an Freigabeberechtigte, um die Rechnung zu bearbeiten.

Vorteile einer modernen IT-Lösung, um die elektronische Eingangsrechnung zu bearbeiten:

  • schlanke Unternehmensprozesse
  • kostengünstige Abwicklung
  • automatische Datenprüfung
  • transparente Rechnungsverfolgung
  • Revisionssicherheit

Mit den zeitgemäßen IT-Lösungen werden die Durchlaufzeiten der Rechnung deutlich verkürzt. Wenn die elektronische Eingangsrechnung durch ein systemgestütztes Verfahren bearbeitet wird, ergeben sich enorme Zeitgewinne. Im Vergleich zur papierbasierten Rechnung lässt sich die elektronische Eingangsrechnung schneller abwickeln und bereits nach 3 Tagen ist der Vorgang erledigt. Dadurch ist eine Kostenkontrolle gewährleistet und angebotene Sonderkonditionen werden termingerecht wahrgenommen.

Die Revisionssicherheit ist ein weiterer Vorteil, der mit einem systemgestützten Verfahren erreicht wird. Jede elektronische Eingangsrechnung lässt sich sicher archivieren und der Zugriff ist nur für Freigabeberechtigte möglich. Der Zugriff kann auch mobil erfolgen, um eine schnelle Rechnungszahlung zu gewährleisten. Mit der revisionssicheren Archivierung elektronischer Rechnungen ist Ihr Unternehmen vor Steuerprüfungen bestens vorbereitet und Sie vermeiden eventuelle Nachforderungen. Überzeugen Sie sich vom modernen Dokumentenmanagement und lassen Sie sich von Behrens & Schuleit über passende Lösungen wie das ECM oder DMS beraten.

Arbeitsprozesse durch die elektronische Eingangsrechnung verbessern

Im Vergleich zur papierbasierten Rechnung bietet die elektronische Eingangsrechnung vor allem schnellere Arbeitsprozesse. Beim manuellen Erfassen einer konventionellen Rechnung sind die Mitarbeiter mit Kopieren und Abheften beschäftigt und die Dokumentenverwaltung wird zur zeitraubenden Angelegenheit. Zudem sind diese manuellen Prozesse sehr fehleranfällig und häufig werden Dokumente doppelt archiviert. In vielen Fällen verzögert sich auf diese Weise der Freigabeprozess und Sonderkonditionen bleiben ungenutzt. Mit einem Dokumentenmanagementsystem wird die elektronische Eingangsrechnung automatisch bearbeitet und führt zu einer Beschleunigung der Arbeitsprozesse. Auch die elektronische Archivierung ist sehr vorteilhaft, wenn Sie beispielsweise alle Dokumente zum Verkauf Ihrer Produkte abrufen wollen. Von der Eingangsrechnung bis zur Ausgangsrechnung lassen sich alle Dokumente nach dem Archivieren abrufen.

Die elektronische Eingangsrechnung bietet folgende Effizienzvorteile:

  • schneller Zugriff
  • transparente Rechnungsverfolgung
  • schneller Rechnungsdurchlauf
  • automatische Datenprüfung

Infomieren Sie sich bei einer fachkundigen Beratung über die Vorteile einer systemgestützten Rechnungsverarbeitung. Die Umstellung auf die elektronische Eingangsrechnung sowie die systemgestützte Einbindung in die bestehende IT-Umgebung führen zu schnellen Arbeitsprozessen und reduzieren Ihre Kosten. Behrens & Schuleit aus Düsseldorf sind Spezialisten rund ums Dokumentenmanagement und bieten moderne IT-Lösungen für die elektronische Eingangsrechnung. Auch die komplette Umstellung auf die digitale Dokumentenablage übernimmt das Team von Behrens & Schuleit.

Vereinbaren Sie eine Beratung zu den Themen DMS und ECM und überlassen Sie Behrens & Schuleit aus Düsseldorf die technische Umsetzung. Nutzen Sie alle Vorteile, um zukünftig die elektronische Eingangsrechnung automatisch zu bearbeiten.