Eingangsrechnung archivieren

Eingangsrechnung archivieren

Digitale Lösungen fürs Archivieren einer Eingangsrechnung gehören zum modernen Büroalltag. Eine elektronische Rechnung gehört längst zur gängigen Geschäftspraxis und vereinfacht die Informationsflüsse bei gleichzeitiger Kostenersparnis. Einfach die Rechnung an die Mail anhängen und abschicken. Doch viele Unternehmen haben noch keine klaren Regeln, um beispielsweise die Eingangsrechnung zu archivieren. Vor allem wichtige Dokumente wie die Rechnung sollten Sie rechts-, beweis- und fälschungssicher archivieren.

Die wichtigsten Kriterien, um eine Eingangsrechnung ordnungsgemäß zu archivieren:

  • Unveränderbarkeit
  • Dokumente vollständig archivieren
  • Aufbewahrungsfristen
  • Lesbarkeit
  • Belegsicherung
  • Indexierung und Nachvollziehbarkeit
  • Protokollierbarkeit
  • Nutzung nur für Freigabeberechtigte
  • Verfügbarkeit
  • Verfahrensdokumentation

Wenn die Eingangsrechnung nachlässig abgelegt wird, ohne sie zu archivieren, kann dieser Vorgang bei der nächsten Steuerprüfung kostspielige Folgen haben. In vielen Fällen ist die fehlerhafte Archivierung elektronischer Rechnungen auf ein unzureichendes Prozess-Management zurückzuführen. Bereits die Eingangsbearbeitung ist fehlerhaft und viele Firmen kennen nicht die Regeln für die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen. Daher sind viele Dokumente nicht revisionssicher und würden einer Betriebsprüfung nicht standhalten. Von der Bearbeitung bis zum Archivieren der Eingangsrechnung müssen alle Regeln eingehalten werden.

Aus diesen Gründen empfiehlt sich ein Dokumentenmanagementsystem, um Geschäftsunterlagen zu bearbeiten und Eingangsrechnungen zu archivieren. Dadurch werden Arbeitsprozesse beschleunigt und Kosten reduziert und gewährleisten die Revisionssicherheit der Archivierung. Behrens & Schuleit ist auf das Dokumentenmanagement spezialisiert und bietet zeitgemäße Lösungen für die Rechnungsbearbeitung. Informieren Sie sich auf unserer Webseite und lassen Sie sich von Behrens & Schuleit fachkundig beraten.

Eingangsrechnung archivieren und Revisionssicherheit beachten

Eine revisionssichere Eingangsrechnung entspricht rechtlichen Vorgaben, die auch das Archivieren der Dokumente betreffen. Für ein revisionssicheres Archiv sind bestimmte Merkmale wie die unveränderliche Speicherung oder die Auffindbarkeit der Daten erforderlich. Zudem sollten Sie aus Gründen der Nachvollziehbarkeit alle Aktionen im Archiv protokollieren. Bevor Sie die Eingangsrechnung archivieren, sollten Sie die wichtigsten Merkmale für ein revisionssicheres Archiv beachten:

  • Inhalte unveränderbar und fälschungssicher speichern
  • Auffindbarkeit der Dokumente gewährleisten
  • Änderungen protokollieren

Die Einhaltung der Richtlinien zur Archivierung sind für Unternehmen von zentraler Bedeutung und betreffen alle wichtigen Dokumente. Die Eingangsrechnung müssen Sie ebenso ordnungsgemäß archivieren wie die Ausgangsrechnung oder andere Geschäftsunterlagen. Eine E-Mail bedarf ebenfalls einer elektronischen Archivierung, wenn die Mail mit einem Geschäftsbrief oder einen Buchungsbeleg gleichzusetzen ist. Wenn die Mail als Träger verschickt wird, wie bei Rechnungen, ist eine Archivierung der Mail nicht erforderlich. In diesem Fall archivieren Sie nur den Anhang, beispielsweise die elektronische Eingangsrechnung.

Für die revisionssichere Eingangsrechnung gibt es generell zwei Methoden wie den Softwareschutz oder den Hardwareschutz. Über die passenden Lösungen im Einzelfall berät Sie das Team von Behrens & Schuleit. Dazu gehört ein zeitgemäßes Dokumentenmanagement mit einer automatischen Archivierung Ihrer Rechnungen. Vereinbaren Sie mit Behrens & Schuleit ein Beratungsgespräch über passende Lösungen für Ihr Unternehmen.

Eingangsrechnung mit modernen IT-Lösungen archivieren

Die automatische Rechnungsverarbeitung bietet eine revisionssichere Archivierung und verbessert die Arbeitsprozesse. Zudem ist die elektronische Dokumentenverwaltung kostengünstig und alle wichtigen Vorgänge zur Rechnungsbegleichung oder zur Wahrung von Sonderkonditionen sind abrufbar. Beim Archivieren der Eingangsrechnung per DMS System werden Prozesse automatisiert, indem man die Rechnungen einscannt und an freigabeberechtigte Mitarbeiter weiterleitet. Dies spart Zeit und die Rechnungen gehen nicht verloren. Einfach die Eingangsrechnung einscannen, indexieren und gleichzeitig archivieren. Mit einem Dokumentenmanagementsystem ist der Rechnungs-Workflow deutlich verbessert.

Die wichtigsten Vorteile, wenn Sie die Eingangsrechnung automatisch archivieren:

  • schlanke Arbeitsprozesse
  • kostengünstige Abwicklung
  • automatische Datenprüfung
  • transparente Rechnungsverfolgung
  • Revisionssicherheit

Die digitale Dokumentenablage bietet zahlreiche Vorteile und die verbesserten Arbeitsprozesse und die reduzierten Kosten sind die wichtigsten Vorzüge. Das automatische Archivieren der Eingangsrechnung gehört zum modernen Büroalltag und die technische Lösung verkürzt die Durchlaufzeiten von Rechnungen. Überzeugen Sie sich von den modernen IT-Lösungen für die Dokumentenverwaltung und informieren Sie sich über zeitgemäße DMS Lösungen, wie das Enterprise Content Management, ECM, oder das Dokumenten-Management-System von Behrens & Schuleit.

Von der Beratung bis zur technischen Umsetzung der ECM oder DMS Lösungen bietet Behrens & Schuleit aus Düsseldorf einen kompletten Service. Wenn Sie zukünftig Ihre Eingangsrechnung automatisch archivieren möchten, sollten Sie eine Beratung anfordern.