Dokumentenablage

Dokumentenablage für das moderne Büro

Eine effektive Dokumentenablage erleichtert die Arbeit und verbessert die Produktivität im Büroalltag. Vor allem das elektronische Dokumenten-Management-System, kurz DMS System, bietet Lösungen für einen schnellen und einfachen Zugriff. Damit werden Suchvorgänge deutlich verkürzt und das digitale Dokumentenmanagement spart Kosten für Papier, Versand und Personal. Das Dokumentenmanagementsystem von Behrens & Schuleit aus Düsseldorf bietet eine moderne und zeitgemäße Dokumentenablage für Ihren Geschäftsalltag.

Die Vorteile unserer digitalen Dokumentenablage:

  • Effizienz und Produktivität
  • Kostenersparnis
  • Datensicherheit
  • Individuelle Anpassung

Eine moderne Dokumentenablage verbessert die Arbeitsprozesse und senkt die Kosten. Denn die effektive Dokumentenverwaltung organisiert und strukturiert die Informationsflüsse und ermöglicht schnelle Zugriffe auf die gesuchten Dateien. Der Einsatz leistungsfähiger Anwendungen im Dokumenten-Management-System beschleunigt die Informationsflüsse und verschlankt die Unternehmensprozesse, wenn eine moderne Dokumentenablage große Mengen an Dateien richtig organisiert. Während das konventionelle Ablagesystem immer mehr Papier und Akten verursacht, verringert das moderne Informationsmanagement die administrativen Aufgaben. So können sich die Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt nach diversen Dateien zu suchen.

Überzeugen Sie sich von der modernen Dokumentenablage und informieren Sie sich über das Dokumenten-Management-System von Behrens & Schuleit. Wir bieten passende Lösungen für Ihre IT-Umgebung, damit Sie alle Vorteile einer zeitgemäßen Dokumentenverwaltung nutzen können. Vereinbaren Sie mit uns eine Beratung über die elektronische Dokumentenablage.

Professionelle Dokumentenablage für effiziente Arbeitsabläufe

Eine effektive Dokumentenablage unterstützt die Auffindbarkeit von Dokumenten und sorgt für schnelle Arbeitsprozesse. In vielen Unternehmen werden die Dokumente in unterschiedlichen Speicherorten abgelegt. So wird der E-Mail Ordner, die Festplatte oder der konventionelle Aktenschrank als Dokumentenablage genutzt und die verschiedenen Dateninseln erschweren die Suche nach bestimmten Dateien. Eine doppelte Dokumentenablage erhöht zudem die Fehlerquote, da oftmals die aktuelle Version übersehen wird. Statt der vielen einzelnen Dateninseln ermöglicht ein professionelles Datenmanagement-System einen direkten und sicheren Zugriff. Dazu bietet die zentrale Datenverwaltung immer die aktuelle Version und ermöglicht eine schnelle Bearbeitung. Mit einem sinnvollen Dokumenten-Management-System sind Lösungen für zentrale Plattformen realisierbar.

Vorteile einer effizienten Dokumentenablage:

  • schneller Informationsfluss
  • erhöhte Transparenz
  • reibungslose Zusammenarbeit
  • flexible Anwendung
  • standortunabhängiger Zugriff

Besonders die Flexibilität und die Transparenz einer zeitgemäßen Dokumentenablage erhöhen die Produktivität im Arbeitsablauf. Wenn Sie für den Verkauf einer bestimmten Produktreihe genaue Informationen benötigen, können Sie einfach die Rechnungsnummer oder die Auftragsnummer eingeben. Anschließend erhalten Sie alle Dokumente, die im Zusammenhang mit dem Verkauf stehen. So werden die einzelnen Schritte Ihrer Geschäftsprozesse sichtbar abgebildet und sind jederzeit nachvollziehbar. Eine zentrale und gut strukturierte Dokumentenablage ermöglicht diese transparente Funktion.

Informieren Sie sich auf unserer Webseite über unser digitales Dokumentenmanagement und vereinbaren Sie eine Beratung über die elektronische Dokumentenablage.

Verbesserung der Kosteneffizienz durch eine optimale Dokumentenablage

Eine papierbasierte Dokumentenablage ist kostspielig und zeitraubend, da die Aktenablage und Archivierung manuelle Prozesse erfordert. So werden ständig neue Kopien erstellt und die Aktenschränke benötigen immer mehr Platz. Mit einer elektronischen Dokumentenablage sparen Sie Kosten für Papier und Ordner und die zentralen Speicherorte bieten einen schnellen Zugriff. Sobald das Dokumenten-Management-System implementiert ist, können Sie problemlos die Eingangsrechnung archivieren. Auch die Weiterleitung an Zugangsberechtigte ist unkompliziert und die elektronische Eingangsrechnung wird vom System an die zuständigen Stellen übermittelt. So können Sie Ihre Rechnungen pünktlich begleichen und nutzen bei einer frühzeitigen Überweisung eventuelle Preisnachlässe. In umgekehrter Weise nutzen Sie alle Vorteile, wenn Sie die digitale Dokumentenablage fürs Archivieren der Ausgangsrechnung verwenden.

Der wirtschaftliche Nutzen einer professionellen Dokumentenablage wird vor allem durch die reibungslose Anwendung ermöglicht. Dafür bietet das gut strukturierte Dokumenten-Management-System beste Voraussetzungen, die sogar mobile Lösungen wie die DMS Cloud oder ECM Cloud anbietet. Denn in vielen Fällen ist auch der mobile Zugriff auf Rechnungen, Verträge und Präsentationen erforderlich. Bei einer fachkundigen Beratung zum Thema DMS und ECM erfahren Sie von Behrens & Schuleit aus Düsseldorf alles Wissenswerte über die zeitgemäße Dokumentenablage.

Von Behrens & Schuleit erhalten Sie eine individuelle Beratung zur Implementierung einer effektiven Dokumentenablage.