Dokumente archivieren

Das Datenaufkommen hat sich in den letzten Jahren vervielfacht und das Archivieren der Dokumente wird immer wichtiger. Denn die Aufbewahrung und Bereitstellung wichtiger Dokumente ist für die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens unabdingbar. Für den schnellen und sicheren Zugriff auf einzelne Dokumente empfiehlt sich ein systemgestütztes Archivieren, also eine einheitliche Dokumentenablage. Dies wird durch ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS System, realisiert.

Vorteile einer systemgestützten Ablage, wenn Sie Ihre Dokumente archivieren:

  • schneller Datenzugriff
  • revisionssichere Archivierung
  • transparente Strukturen
  • flexible Anwendung
  • standortunabhängiger Zugriff

Ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert die Auffindbarkeit und Verwaltung der Dokumente und das Archivieren erfolgt automatisiert. So wird das System die Eingangsrechnung einscannen, indexieren und archivieren. Der Datenzugriff ist vom mobilen Endgerät problemlos und ermöglicht die schnelle Kontrolle Ihrer Daten ohne Zeitverzögerung. Dokumente zu archivieren und zu verwalten wird mit einem DMS System deutlich vereinfacht und verschlankt die Arbeitsprozesse.

Behrens & Schuleit sind Spezialisten für das moderne Dokumentenmanagementsystem und bieten fürs Archivieren der Dokumente zeitgemäße Lösungen. Von der Beratung bis zur Umsetzung kann das Team von Behrens & Schuleit sämtliche Dienstleistungen ausführen. Vereinbaren Sie eine Beratung, um moderne Lösungen wie das DMS oder das Enterprise Content Management, ECM, in Ihre IT-Umgebung zu implementieren. Informieren Sie sich auf unserer Webseite über die Möglichkeiten der modernen Dokumentenverwaltung.

Dokumente archivieren und Vorgaben der Revisionssicherheit beachten

Wenn Dokumente auf digitalen Weg den Empfänger erreichen, ist eine elektronische Archivierung erforderlich. Dabei verursacht die tägliche Korrespondenz unterschiedliche Dokumente wie Lieferscheine, Verträge oder Rechnungen, die allesamt zu archivieren sind. Doch die Aufbewahrung der Dokumente ist nach gesetzlichen Vorgaben geregelt und nachlässig abgelegte Belege können spätestens bei der Steuerprüfung kostspielige Folgen haben. Zudem ist die Auffindbarkeit solcher Dokumente sehr zeitraubend, wenn die digitale Dokumentenablage nicht systemgestützt ist.

Die wichtigsten Vorgaben zum revisionssicheren Archivieren der Dokumente:

  • Unveränderbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Lesbarkeit
  • Verfügbarkeit
  • Aufbewahrungsfristen
  • Belegsicherung
  • Protokollierbarkeit
  • Nutzung für Zugangsberechtigte
  • Nachvollziehbarkeit
  • Verfahrensdokumentation

Ein Dokumentenmanagementsystem kann alle Dokumente revisionssicher archivieren. Diese Prozesse verlaufen automatisiert und alle Dokumente sind schnell auffindbar. Mit einem modernen Dokumentenmanagement lassen sich alle Unterlagen für den Verkauf bestimmter Produkte abrufen. Denn das System kann sämtliche Dokumente wie die elektronische Eingangsrechnung automatisch einscannen, indexieren und gleichzeitig archivieren. Dies gilt auch fürs Archivieren der Ausgangsrechnung. So verläuft die Rechnungsverwaltung reibungslos und alle Vorgaben der Revisionssicherheit werden eingehalten.

Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems ersparen Sie sich das zeitaufwendige Archivieren der Dokumente. Die automatisierten Prozesse vereinfachen die Dokumentenarchivierung und beschleunigen die Arbeitsprozesse. Von der Ablage bis zur Aufbewahrung und dem Wiederauffinden der Dokumente sind sämtliche Prozesse deutlich vereinfacht und ermöglichen einen perfekten Überblick Ihrer Unterlagen. Überzeugen Sie sich von den modernen IT-Lösungen, die das zeitgemäße Archivieren der Dokumente ermöglichen. Von Behrens & Schuleit aus Düsseldorf erhalten Sie passende Lösungen für Ihre IT-Umgebung.

Dokumente archivieren per DMS Lösung

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem ist komfortabel und benutzerfreundlich. So kann das System die Dokumente archivieren und ermöglicht eine schnelle Auffindbarkeit. Die Dokumentensuche ist unkompliziert und bietet gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung. Zudem gewährleistet das System das revisionssichere Archivieren der Dokumente und Sie können jederzeit problemlos einzelne Belege abrufen. So sind Sie vor Steuerprüfungen bestens vorbereitet und können auf Ihre Daten schnell und flexibel zugreifen.

Behrens & Schuleit sind Spezialisten rund ums Dokument und bieten moderne IT-Lösungen. So können Sie Ihre Dokumente sicher und schnell archivieren und nutzen dabei alle Vorteile des Dokumentenmanagementsystems. Von der Beratung bis zur Umsetzung bietet das Team von Behrens & Schuleit einen kompletten Service. Dazu gehören auch Dienstleistungen wie das Einscannen Ihrer Unterlagen, um eine digitale Archivierung zu ermöglichen. Dies gilt für alle Dokumente und das Team von Behrens & Schuleit kann Ihre Rechnungen digitalisieren oder die CAD-Zeichnungen einscannen.

Informieren Sie sich bei Behrens & Schuleit aus Düsseldorf über moderne IT-Lösungen wie das DMS oder das ECM. Damit können Sie alle Vorteile des zeitgemäßen Dokumentenmanagements nutzen und Ihre Dokumente sicher archivieren.