Ausgangsrechnung archivieren

Unternehmer müssen ihre Rechnungen ordnungsgemäß archivieren, dies gilt für die Ausgangsrechnung ebenso wie für die Eingangsrechnung. Im modernen Büro gehört die elektronische Rechnung längst zum Alltag und der schnelle Versand und die Zeitersparnis sind die wichtigsten Vorteile. Doch die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen sind an bestimmten Regeln gebunden, die jeder Unternehmer beachten muss. Die Methode fürs Archivieren einer Rechnung, ob Ausgangsrechnung oder Eingangsrechnung, ist nicht frei wählbar.

Die wichtigsten Regeln fürs Archivieren der Ausgangsrechnung:

  • Unveränderbarkeit der Dokumente
  • Lesbarkeit der Belege
  • Aufbewahrungsfristen
  • zeitnahe und vollständige Belegsicherung
  • Auffindbarkeit

Die elektronische Ausgangsrechnung müssen Sie in jedem Fall archivieren. Dabei ist vor allem auf die Unveränderbarkeit der Rechnung zu achten, dies gilt auch für die Übermittlung der Rechnung. Ein Ausdruck von E-Mails ist nicht ausreichend, da eine nachträgliche Veränderung möglich ist. Digitale Dokumente wie die Ausgangsrechnung sind immer dokumentenecht zu archivieren, also im elektronischen Medium. Die elektronische Archivierung ist in diesem Fall zwingend erforderlich. Zudem sollten Sie die Aufbewahrungsfristen für die Archivierung von elektronischen Rechnungen beachten. Dies ist hinsichtlich der Revisionssicherheit wichtig, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem, DMS System, werden alle wichtigen Prozesse zur Bearbeitung und Verwaltung von Rechnungen automatisiert. So lässt sich die Ausgangsrechnung versenden und gleichzeitig archivieren. Informieren Sie sich bei Behrens & Schuleit über moderne Lösungen der Rechnungsbearbeitung.

Revisionssicher die Ausgangsrechnung archivieren

Für die Aufbewahrung der Ausgangsrechnung gibt es bestimmte Anforderungen, um Dokumente ordnungsgemäß zu archivieren. Dies ist in den Grundsätzen einer revisionssicheren Archivierung von Dokumenten, wie den Rechnungen, festgelegt. Im Falle

einer Steuerprüfung müssen Dokumente auffindbar sein und Gewerbetreibende und Selbständige sind zur Mitwirkung verpflichtet. Wenn die Dokumentenablage nachlässig geführt wurde und einzelne Belege nicht auffindbar sind, kann der Sachbearbeiter eine Schätzung vornehmen. Dies führt in den meisten Fällen zu Nachteilen und ein Widerspruch ist nicht möglich. Daher sollten Sie Ihre Belege wie die Ausgangsrechnung sicher archivieren, also revisionssicher aufbewahren.

Die wichtigsten Merkmale für das revisionssichere Archivieren der Ausgangsrechnung:

  • Inhalte unverändert und fälschungssicher speichern
  • Änderungen aus Gründen der Nachvollziehbarkeit protokollieren
  • Inhalte auffindbar archivieren

Die Aufbewahrungsfristen von Rechnungen beträgt 10 Jahre. Dies gilt auch für die elektronische Ausgangsrechnung und während dieser Zeit müssen die Dokumente jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Beim Archivieren der Ausgangsrechnung ist daher auf die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und der Prüfbarkeit zu achten. Zudem muss die elektronische Archivierung einen ungehinderten Datenzugriff ermöglichen. Wenn die elektronische Rechnung in ein betriebsinternes Format umgewandelt wird, müssen beide Formate aufbewahrt werden. Dies ist bei der Dokumentenverwaltung zu berücksichtigen.

Überzeugen Sie sich bei Behrens & Schuleit über moderne IT-Lösungen, um die Ausgangsrechnung revisionssicher zu archivieren.

Moderne Lösungen fürs Archivieren der Ausgangsrechnung

Eine moderne IT-Lösung wie das Dokumentenmanagement System (DMS) ermöglicht das revisionssichere Archivieren der Ausgangsrechnung. Damit werden alle Grundsätze einer revisionssicheren Archivierung realisiert und die Rechnungsverwaltung verläuft reibungslos. Mit einem systemgestützten Verfahren wie das DMS oder ECM lassen sich viele Prozesse automatisieren wie das Versenden und Archivieren der Ausgangsrechnung. Dies spart Zeit und beschleunigt die Arbeitsprozesse.

Behrens & Schuleit bietet fürs Archivieren der Ausgangsrechnung zeitgemäße Lösungen, um alle Anforderungen zu erfüllen. Dies gilt für die Optimierung der Arbeitsprozesse ebenso wie fürs revisionssichere Archivieren der Dokumente wie Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung und anderen Geschäftsunterlagen. Dafür bietet Behrens & Schuleit eine fachkundige Beratung rund ums DMS und ECM. Mit den modernen IT-Lösungen wie das ECM oder das Dokumenten-Management System lassen sich Prozessabläufe im Unternehmen deutlich verbessern. Zudem kann das Team von Behrens & Schuleit Ihre Dokumente digitalisieren wie die Rechnungen oder Personalakten. So sparen Sie das zeitaufwendige Scannen und überlassen einen professionellen Dienstleiter das Dokumentenmanagement. Anschließend werden unsere Techniker die passenden DMS Lösungen in Ihre Infrastruktur implementieren.

Vereinbaren Sie eine Beratung bei Behrens & Schuleit aus Düsseldorf, um Ihre Ausgangsrechnung zukunftssicher zu archivieren.