Aktenarchivierung

Aktenarchivierung und Akten-Digitalisierung

Die Aktenarchivierung ist für jedes Unternehmen von zentraler Bedeutung. Vor allem die Auffindbarkeit unterschiedlichster Dokumente und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfordern eine systematische Aktenverwaltung. Während Buchungsbelege oder Jahresabschlüsse 10 Jahre lang verfügbar sein müssen, dürfen die meisten Handels- und Geschäftsbriefe nach 6 Jahren vernichtet werden. Eine digitale Archivierung dieser Dokumente vereinfacht den Zugriff und ermöglicht eine klare Ordnungsstruktur.

Eine Aktenarchivierung im Unternehmen betrifft zumeist folgende Dokumente:

  • Personalakten
  • Handelsregisterauszüge
  • Kundenakten
  • Vertragsakten
  • Lieferantenakten
  • Bestandsakten
  • Versicherungsakten
  • Gerichtsakten
  • Kreditakten

Aktenarchivierung und Datensicherheit

Unser Dokumenten-Zentrum in Düsseldorf bietet für die Aktenarchivierung die nötige Datensicherheit. So wird der Zugang nur autorisierten Personen gestattet und erfolgt unter Aufsicht eines Mitarbeiters. Zudem muss der Zugangsberechtigte vor der Akteneinsicht eine Datenschutzerklärung unterzeichnen. Alle Informationen werden vertraulich behandelt und unsere Aktenaufbewahrung erfüllt sämtliche Datenschutzrichtlinien.

Ihre Vorteile mit der Aktenarchivierung bei Behrens & Schuleit:

  • professionelle Einlagerung
  • systematische Archivierung
  • beste klimatische Bedingungen
  • Kostenersparnis durch externe Lagerung
  • Sicherheit durch Brandschutzvorkehrungen
  • Datensicherheit hat oberste Priorität

Zu den wichtigsten Vorteilen einer externen Aktenarchivierung zählen die reduzierten Kosten für die Aktenaufbewahrung und die zusätzliche Bürofläche. So sparen Sie etliche Regalmeter und erleichtern den Zugriff auf einzelne Akten, die im eigenen Büro zumeist stapelweise archiviert werden. Eine schnelle Recherche ist daher nicht möglich und der wachsende Bestand erschwert den Zugriff. Daher empfehlen wir die Archivierung in unserem Dokumenten-Zentrum in Düsseldorf. Wenn Sie sich für die elektronische Archivierung entscheiden, können wir dafür alle erforderlichen Maßnahmen durchführen. Damit ermöglichen Sie schnelle und sichere Zugriffe auf einzelne Dokumente und Akten und sind für die digitale Transformation bestens vorbereitet. Lassen Sie sich von Behrens & Schuleit beraten.

Die elektronische Aktenarchivierung ermöglicht auch bei größeren Beständen einen schnellen Zugriff und erleichtert die Recherche. Dies ist bei Versicherungsansprüchen oder bei Steuerprüfungen sinnvoll, wenn beispielsweise eine Aufsichtsbehörde bestimmte Belege einfordert. Obwohl diese Dokumente für den täglichen Arbeitsprozess nicht relevant sind, ist eine sichere und bedarfsgerechte Dokumentenverwaltung sinnvoll und bietet volle Rechtssicherheit.

Informieren Sie sich bei Behrens & Schuleit aus Düsseldorf über die Aktenarchivierung. Neben der elektronischen Archivierung bieten wir auch eine langfristige Aktenarchivierung in unserer Logistikhalle. Mit vollklimatisierten Räumen, Bewegungsmeldern und allen wichtigen Brandschutzvorkehrungen ist die Logistikhalle für die konventionelle Aktenlagerung bestens ausgestattet. Darüber hinaus kann Behrens & Schuleit Ihre Akten digitalisieren und Sie ersparen sich die zeitaufwendige Suche in den Aktenbergen. Vereinbaren Sie mit uns eine Beratung über die passende Archivierung Ihrer Dokumente.

Service für die Aktenarchivierung

Mit der Aktenarchivierung in unserem Dokumenten-Zentrum können Sie auch auf verschiedene Service-Leistungen zurückgreifen. Bei Bedarf benachrichtigen wir Sie, wenn die Aufbewahrungsfristen Ihrer Akten und Dokumente abgelaufen sind. Dafür bieten wir eine sachgemäße Aktenvernichtung, die auch zur Datensicherheit gehört. Zum Service gehört ebenso der Transport Ihrer Akten, die wir direkt vor Ort abholen. Anschließend haben Sie in Ihrem Büro mehr Platz, während unser Dokumenten-Zentrum die Aktenarchivierung übernimmt.

Neben der papierbasierten Aktenarchivierung bietet Behrens & Schuleit die digitale Dokumentenablage. Dadurch lassen sich Arbeitsprozesse vereinfachen und ermöglichen einen schnellen Zugriff auf gesuchte Dateien. Dies betrifft auch die Recherche in besonders großen Aktenbeständen und Sie können jederzeit einzelne Dokumente anfordern. Mit einem Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS System, werden sämtliche Dokumente wie Emails, Rechnungen oder CAD-Zeichnungen zentral verwaltet. Dieses effektive Datenmanagement unterstützt Sie bei der Verwaltung größerer Datenmengen, die im Büroalltag stetig anwachsen. Dank einer zentralen Ablage wird die Verwaltung, Bearbeitung und die Aktenarchivierung deutlich vereinfacht.

Behrens & Schuleit aus Düsseldorf kann für Ihre IT-Umgebung passende Lösungen installieren. Dazu gehören DMS Lösungen, wie das Enterprise Content Management, ECM, oder das Dokumenten-Management-System. Von der Beratung bis zur Umsetzung bietet Behrens & Schuleit einen kompletten Service für leistungsstarke DMS und ECM Lösungen. So können Sie in Ihrem Arbeitsalltag immer auf eine effektive Aktenarchivierung zurückgreifen. Zudem bieten wir die Digitalisierung Ihrer Unterlagen, damit Sie zukünftig problemlos Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen archivieren können. Überzeugen Sie sich von unserem Service und lassen Sie sich über individuelle Lösung zur Dokumentenarchivierung beraten.